Tài nguyên thực hành
Mẫu kiểm kê license doanh nghiệp
Mẫu CSV giúp IT, procurement và kế toán nối thiết bị, người dùng, license, ngày gia hạn, nhà cung cấp và chứng từ bàn giao trong một sổ theo dõi.
Xuất bản 2026-07-14 · Kiểm tra 2026-07-14
Tải mẫu
CSV mở được bằng Excel, Google Sheets hoặc công cụ quản lý dữ liệu nội bộ.
Tải mẫu CSVĐịnh dạng: CSV UTF-8 · Không chứa macro · Không gửi dữ liệu về LOREM.
Dùng mẫu này để giải quyết việc gì?
Dùng mẫu này làm sổ nguồn cho license register: mỗi dòng đại diện một thiết bị, người dùng hoặc subscription cần quản lý. Không lưu mật khẩu hay product key đầy đủ trong file; chỉ lưu mã tham chiếu và đường dẫn đến kho hồ sơ có kiểm soát.
Vấn đề phổ biến không phải doanh nghiệp hoàn toàn không có dữ liệu, mà dữ liệu nằm rải rác: danh sách máy ở IT, invoice ở kế toán, email user ở admin center và ngày gia hạn trong lịch của một cá nhân. Mẫu kiểm kê tạo một lớp chỉ mục chung để các bộ phận biết hồ sơ nào tồn tại, ai đang chịu trách nhiệm và ngoại lệ nào cần xử lý.
File không thay thế hệ thống asset management hoặc password manager. Hãy dùng nó như register cấp quản trị, còn product key, mật khẩu, recovery code và tài liệu nhạy cảm phải nằm trong kho được kiểm soát quyền. Cột hóa đơn/hợp đồng chỉ cần lưu mã tham chiếu hoặc đường dẫn nội bộ, không nhúng dữ liệu tài chính nhạy cảm vào bản chia sẻ rộng.
Ý nghĩa từng nhóm dữ liệu
| Trường | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã tài sản | Khóa nối với hệ thống tài sản hoặc hồ sơ mua hàng. | LAP-MKT-001 |
| Thiết bị / người dùng | Xác định license đang đi theo thiết bị hay user. | Thiết bị |
| Sản phẩm và phiên bản | Ghi đúng product family và edition đang sử dụng. | Windows 11 Pro |
| Mô hình license | Phân biệt device, user, perpetual, subscription hoặc trường hợp cần rà soát. | Per device |
| Tài khoản sở hữu | Ghi email công việc hoặc owner quản trị, không ghi mật khẩu. | [email protected] |
| Ngày bắt đầu / gia hạn | Tạo lịch rà soát và chuẩn bị ngân sách. | 2027-07-01 |
| Nhà cung cấp | Truy xuất giao dịch và đầu mối hỗ trợ. | Theo PO-2026-014 |
| Hóa đơn / hợp đồng | Dẫn đến mã chứng từ hoặc thư mục hồ sơ có kiểm soát. | INV-2026-014 |
| Trạng thái bàn giao | Theo dõi đã cấp, chờ xác nhận, thu hồi hoặc cần xử lý. | Đã xác nhận |
| Người phụ trách | Giao owner cập nhật dữ liệu và xử lý ngoại lệ. | IT Operations |
Quy trình kiểm kê bốn bước
- 01
Chốt phạm vi
Tách thiết bị, user subscription và ứng dụng theo seat. Ghi rõ văn phòng, phòng ban hoặc dự án nằm trong đợt kiểm kê.
- 02
Nhập dữ liệu từ nguồn gốc
Đối chiếu asset list, Microsoft/Adobe admin surface, hợp đồng, hóa đơn và email bàn giao; không nhập theo trí nhớ.
- 03
Gắn trạng thái và owner
Mỗi dòng phải có trạng thái hiện tại, người chịu trách nhiệm và hành động tiếp theo nếu thiếu hồ sơ, dư seat hoặc chưa rõ quyền sử dụng.
- 04
Khóa mốc rà soát
Đặt ngày review theo quý hoặc trước renewal. Sau mỗi onboarding/offboarding, cập nhật register trong cùng ticket bàn giao.
Các dấu hiệu cần xử lý sau kiểm kê
- Thiết bị đang hoạt động nhưng không có mã tài sản hoặc owner.
- Tên sản phẩm trên file không khớp SKU/hóa đơn hoặc không rõ mô hình license.
- Subscription còn seat nhưng user đã nghỉ hoặc chuyển vai trò.
- Tài khoản quản trị thuộc email cá nhân hay chỉ có một admin.
- Ngày gia hạn không có owner ngân sách và mốc phê duyệt.
- Hồ sơ bàn giao chỉ có product key hoặc ảnh chụp màn hình kích hoạt.
Từ register đến yêu cầu báo giá
Khi dữ liệu đã sạch, tạo một bản tổng hợp không chứa thông tin nhạy cảm: số thiết bị cần Windows, số user cần email/Office, số seat Adobe, thời điểm triển khai, yêu cầu hóa đơn/hợp đồng và người nhận bàn giao. Đơn vị tư vấn có thể dựa trên đó để làm rõ SKU hoặc gói phù hợp mà không phải đoán hiện trạng.
Không gửi toàn bộ register cho nhà cung cấp nếu không cần. Chỉ chia sẻ phần phục vụ báo giá, ẩn email cá nhân, đường dẫn chứng từ và dữ liệu nội bộ. Sau giao dịch, cập nhật lại register bằng SKU, số lượng, mốc gia hạn và mã hồ sơ vừa được bàn giao.