Procurement
Checklist bàn giao license: IT và kế toán cần lưu gì?
Trả lời ngắn
Bộ bàn giao license cần liên kết sản phẩm/SKU, người dùng hoặc thiết bị áp dụng và hồ sơ thương mại. Chỉ lưu product key hoặc email kích hoạt là chưa đủ: khi nhân sự thay đổi hoặc gia hạn, doanh nghiệp sẽ thiếu dữ liệu để quyết định.
Một sổ license phải nối hồ sơ tài chính với người dùng/thiết bị thực tế.
Subscription cần có owner và ngày gia hạn; perpetual cần có SKU/thiết bị áp dụng.
Tài khoản admin và dữ liệu khẩn cấp phải có người sở hữu rõ ràng.
IT cần lưu theo loại license
Với Windows/Office theo thiết bị, lưu tên SKU, part number nếu có, số lượng, asset tag/máy áp dụng, cách kích hoạt và người phụ trách. Với Microsoft 365/Adobe, lưu email user, plan, ngày cấp, tenant/Admin Console và ngày renewal.
Tài liệu kỹ thuật nên đặt ở nơi người tiếp quản có quyền truy cập theo chính sách nội bộ. Không nên để toàn bộ dữ liệu license trong hộp thư cá nhân của một người hoặc chỉ trong một file đính kèm cũ.
- SKU, part number, số lượng và ngày bàn giao
- Thiết bị hoặc email user được áp dụng
- Tenant/Admin Console, owner và admin role liên quan
- Ngày bắt đầu/hết hạn hoặc ngày rà soát tiếp theo
Kế toán và mua hàng cần lưu
Hồ sơ thương mại gồm báo giá đã duyệt, PO/hợp đồng khi có, hóa đơn VAT và xác nhận/biên bản bàn giao. Mỗi chứng từ nên có một mã hoặc đường dẫn chung với license register để truy xuất nhanh.
Với subscription, thêm lịch gia hạn, owner ngân sách và nguyên tắc duyệt tăng/giảm seat. Điều này giúp kế toán không phải suy đoán khoản chi định kỳ đang phục vụ user nào.
Kiểm tra định kỳ 15 phút
Mỗi quý hoặc trước kỳ gia hạn, dùng checklist này để kiểm tra nhanh.
- Số seat đang cấp có khớp danh sách nhân sự active?
- Có thiết bị/user nào thiếu trong register hoặc không còn dùng?
- Admin owner và thông tin liên hệ hỗ trợ có còn đúng?
- Báo giá, hóa đơn và ngày renewal có nằm trong cùng một nơi tra cứu?